Workflow: 5 Services, die deine Produktivität steigern

Egal ob Einzelkämpfer oder Teammitglied, Produktivität und ein guter Workflow sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Arbeitsleben. Wer produktiv arbeitet und sozusagen “im Flow” ist, erspart sich kostbare Zeit, die entweder für mehr Arbeit oder Freizeit genutzt werden kann. Doch wie kommt man in diesen Flow? Wie steigert man seine Produktivität?

Während meiner Zeit in New York habe ich viele erfolgreiche Menschen kennengelernt, die mir diverse Tricks, Services und Apps zur Produktivitätssteigerung vorgestellt haben. Ich habe mich durchgetestet: Ein paar davon haben mir nicht so gefallen (Evernote), andere wiederum verwende ich täglich und bin begeistert!

Slack

Slack ist das erste Programm das ich öffne, sobald ich meinen Arbeitstag starte. Dabei handelt es sich um einen Instant-Messaging-Dienst, also eine App (für meinen iMac und mein iPhone), in der ich mit Teammitgliedern chatten kann. Früher habe ich für jede Frage eine E-Mail oder WhatsApp Nachricht geschrieben – mühsam und unpassend. Jetzt wird beruflich und privat, sowie Firmenintern (Slack) und Firmenextern (Mail) getrennt.

Man hat übrigens die Möglichkeit in “Channels” über gewisse Themen zu schreiben. Meine Mama (die übrigens meinen Onlineshop gemeinsam mit mir betreibt) und ich haben beispielsweise den #buchhaltung Channel, in dem ich meine Rechnungen und diverse Ausgaben hineinschicke.

GMail: Multiple Inboxes und Archivieren

Seit ich meinen E-Mal Workflow verändert habe, hat sich meine Produktivität um 180 Grad gewendet. Was ich genau verändert habe, könnt ihr in diesem Beitrag nachlesen!

Be Focused

Mit dieser App kann man sich 25-Minuten-Timer (+ Pausenintervalle) stellen. In den 25 Minuten, in denen der Timer läuft, widme ich mich immer einer Aufgabe und versuche, nicht davon abzuweichen. Beispielsweise beantworte ich in den 25 Minuten so viele Mails wie möglich und habe danach 5 Minuten Pause, bevor es weitergeht. Dieses ungestörte Arbeiten steigert die Produktivität und gibt dir ein besseres Gefühl dafür, wie lange du and gewissen Aufgaben sitzt.

Man kann die App übrigens auch ganz einfach durch einen Timer am Handy ersetzen, aber irgendwie wirkt es bei mir besser, wenn ich den Countdown am Laptop habe.

Notes & Reminders

Diese zwei Apple Apps sind bei mir täglich in Gebrauch. Obwohl ich viel lieber die Google Produkte (darauf gehe ich gleich ein) benutze, finde ich, dass Notes und Reminders einfach, unkompliziert und schnell sind. Genau das, was man eigentlich haben möchte, wenn man sich eine Notiz macht.

Dadurch, dass ich diese Notizen und To-Dos dann dank iCloud (bin kein Fan, aber dafür ist’s praktisch) auf allen Geräten abrufen kann, erspare ich mir viel Zeit und Ärger. Ich sehe immer und auf jedem Gerät, was ich noch zu tun habe.

Google Drive und andere Google Produkte

Speaking of iCould: Wie schon gesagt bin ich neuerdings ein Fan der Google Produkte und Services. Meine Texte schreibe ich in Google Docs, Präsentationen mache ich in Google Slides und Excel wurde durch Google Sheets ersetzt. All meine Dateien werden dann in Google Drive gespeichert und sind somit auf allen Geräten abrufbar. Ordnung ist so wichtig, um einen produktiven Arbeitsprozess zu garantieren! Zu all diesen Google Services gibt es noch ganz viele weitere Perks: Teammitglieder können Kommentare hinterlassen, du kannst Google Drive mit Slack verbinden usw. Aber dafür schaut am besten hier vorbei und informiert euch!

Ich hoffe, dass ich euch inspirieren konnte, euren Workflow zu verbessern. Vielleicht war ja der ein oder andere hilfreiche Tipp dabei. Wollt ihr mehr solche Beiträge lesen? Dann hinterlässt mir gerne einen Kommentar!