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Dieser E-Mail Tipp ist Gold wert

Dieser E-Mail Tipp ist Gold wert

Seit ich meinen E-Mail-Workflow verändert habe, hat sich meine Produktivität um einiges verbessert. Während ich früher vor lauter Chaos etliche Mails übersehen hatte, ist jetzt mein E-Mail Postfach immer ordentlich und meistens leer. Ja – ihr habt richtig gelesen: leer!

Die Tipps, die ich euch jetzt gebe, sind GOLD WERT! Denn seit ich diese Kleinigkeiten geändert habe, machen mir E-Mails wieder Spaß. Okay, vielleicht habe ich mich jetzt etwas zu weit aus dem Fenster gelehnt. Sagen wir so: E-Mails Beantworten zählt nicht mehr zu meinen gefürchteten und gern gemiedenen Tagesaufgaben.

Es ist wichtig, eine Routine zu haben und gewisse Arbeitsaufgaben und Probleme nach einem festgelegten Schema zu lösen. Das habe ich, seit ich es in The Power of Habit von Charles Duhigg gelesen habe, so auch umgesetzt.

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Mein E-Mail Workflow funktioniert folgendermaßen

Wenn ich meinen Gmail Account öffne, sehe ich links all meine ungelesenen E-Mails. Ich gehe diese einzeln durch und entscheide sofort, was mit der E-Mail weiter passieren soll. Ich habe dafür folgende Optionen:

  • Papierkorb/Unsubscribe: für uninteressante Pressemitteilungen, Newsletter, etc.
  • Archivieren: Dinge, die ich weiterhin haben möchte, die aber keine Antwort/Aktion benötigen und quasi erledigt sind
  • Roter Stern: wichtig (beantworten)
  • Blauer Stern: weniger wichtig (später beantworten)
  • Gelber Stern: Aktion Renate* (absagen)
  • Lila Stern: Aktion Renate (beantworten)

* Renate ist meine Assistentin. Mehr Infos hier!

Das Sternesystem – Multiple Inboxes: Ihr fragt euch jetzt bestimmt “Was sind diese Sterne? Und warum habe ich die nicht in meinem Gmail?” Dieser Blogpost beschreibt ganz gut, wie man Multiple Inboxes bei Gmail einstellen kann. Im Grunde kommen alle Mails weiterhin im normalen Posteingang rein, man kann diese aber in verschiedene Posteingänge (am selben Mailkonto) verschieben, um Ordnung zu schaffen. Sobald ich also all meine Mails sortiert habe, sollten keine mehr im normalen Posteingang sein. Dieser ist leer – das beste Gefühl des Tages! Aber da ist es leider noch nicht vorbei: Jetzt gehe ich in die “Rote Inbox” und beantworte alle wichtigen E-Mails. Sobald eine Mail beantwortet ist, kommt der rote Stern weg und die Mail wird archiviert. Ziel ist es, dass auch in diesem Posteingang keine Mails mehr sind. Somit hat man immer einen Überblick darüber, welche Mails noch beantwortet werden müssen. Und am Ende des Tages – wenn hoffentlich alle Mails beantwortet und archiviert sind – freut man sich über den Anblick des leeren Posteingangs!

Wie sieht euer E-Mail Workflow aus? Welches Programm verwendet ihr und seid ihr zufrieden damit?

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5 Comments
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  1. 3 Monaten ago

    das ist ein echt cooles System liebe Anna! glücklicherweise geht es mir mit meiner Email-Inbox nicht ganz so schlimm, da komme ich noch gut mit Markierun und Anheften klar ;)

    aber für meine Inbox bei WordPress wäre so ein System echt Gold wert!!!

    liebste Grüße auch,
    ❤ Tina von liebewasist.com
    Liebe was ist auf Instagram

  2. Melanie Weimann
    3 Monaten ago

    Hi liebe Anna,

    toller Blogpost! Ähnlich handhabe ich mein Email-Postfach im Büro auch, nur arbeite ich statt mit Sternen mit Labels. Je nach Thema bekommt die Email ihr Label, alle Emails die noch abgearbeitet werden müssen zusätzlich noch das rote Label “Dringend”.
    Ich mag es nur, die Emails trotzdem im Posteingang zu lassen, damit ich direkt einen Überblick über die letzten eingegangen Emails behalte. Nichtsdestotrotz – 0 ungelesene Emails sind einfach ein Traum!
    Verrätst du mir noch, woher du den tollen Rock hast, den du auf deinen Bildern trägst?

    Viele Grüße
    Mel

    • 3 Monaten ago

      Hi Mel,

      ja – so habe ich das früher auch gemacht! :)

      Der Rock ist von Aritzia!

      Alles Liebe,
      Anna

  3. 3 Monaten ago

    Liebe Anna, danke sehr für die vielen Tipps! Ich habe es auch oft so mit Kooperationen, dass ich mir Zeit nehmen will, die E-Mails zu beantworten, aber dann vergesse ich es und entdecke die E-Mails erst Wochen später. Habe deswegen auch angefangen, das mit dem Markieren zu kennzeichnen, so vergesse ich nie etwas. :) Die Bilder sind übrigens auch ganz toll geworden!

  4. 3 Monaten ago

    Danke, danke, danke. Nicht nur für den Tipp, sondern vor allem auch für den Anstoß den Sonntag dazu nutzen und mein E-Mail Postfach jetzt ein für alle mal aufzuräumen. Ich möchte in den letzten Wochen jedes Mal weinen, wenn ich mein Mailpostfach anschaue, weil ich komplett den Überblick verloren haben was schon beantwortet ist und was noch beantwortet werden muss, etc.