Seit ich meinen E-Mail-Workflow verändert habe, hat sich meine Produktivität um einiges verbessert. Während ich früher vor lauter Chaos etliche Mails übersehen hatte, ist jetzt mein E-Mail Postfach immer ordentlich und meistens leer. Ja – ihr habt richtig gelesen: leer!
Die Tipps, die ich euch jetzt gebe, sind GOLD WERT! Denn seit ich diese Kleinigkeiten geändert habe, machen mir E-Mails wieder Spaß. Okay, vielleicht habe ich mich jetzt etwas zu weit aus dem Fenster gelehnt. Sagen wir so: E-Mails Beantworten zählt nicht mehr zu meinen gefürchteten und gern gemiedenen Tagesaufgaben.
Es ist wichtig, eine Routine zu haben und gewisse Arbeitsaufgaben und Probleme nach einem festgelegten Schema zu lösen. Das habe ich, seit ich es in The Power of Habit von Charles Duhigg gelesen habe, so auch umgesetzt.
Mein E-Mail Workflow funktioniert folgendermaßen
Wenn ich meinen Gmail Account öffne, sehe ich links all meine ungelesenen E-Mails. Ich gehe diese einzeln durch und entscheide sofort, was mit der E-Mail weiter passieren soll. Ich habe dafür folgende Optionen:
- Papierkorb/Unsubscribe: für uninteressante Pressemitteilungen, Newsletter, etc.
- Archivieren: Dinge, die ich weiterhin haben möchte, die aber keine Antwort/Aktion benötigen und quasi erledigt sind
- Roter Stern: wichtig (beantworten)
- Blauer Stern: weniger wichtig (später beantworten)
- Gelber Stern: Aktion Renate* (absagen)
- Lila Stern: Aktion Renate (beantworten)
* Renate ist meine Assistentin. Mehr Infos hier!
Das Sternesystem – Multiple Inboxes: Ihr fragt euch jetzt bestimmt “Was sind diese Sterne? Und warum habe ich die nicht in meinem Gmail?” Dieser Blogpost beschreibt ganz gut, wie man Multiple Inboxes bei Gmail einstellen kann. Im Grunde kommen alle Mails weiterhin im normalen Posteingang rein, man kann diese aber in verschiedene Posteingänge (am selben Mailkonto) verschieben, um Ordnung zu schaffen. Sobald ich also all meine Mails sortiert habe, sollten keine mehr im normalen Posteingang sein. Dieser ist leer – das beste Gefühl des Tages! Aber da ist es leider noch nicht vorbei: Jetzt gehe ich in die “Rote Inbox” und beantworte alle wichtigen E-Mails. Sobald eine Mail beantwortet ist, kommt der rote Stern weg und die Mail wird archiviert. Ziel ist es, dass auch in diesem Posteingang keine Mails mehr sind. Somit hat man immer einen Überblick darüber, welche Mails noch beantwortet werden müssen. Und am Ende des Tages – wenn hoffentlich alle Mails beantwortet und archiviert sind – freut man sich über den Anblick des leeren Posteingangs!
Wie sieht euer E-Mail Workflow aus? Welches Programm verwendet ihr und seid ihr zufrieden damit?
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